회의에 참석하십니까? 준비는 되셨나요?

'회의'라고 검색하면 이미지가 정치인분들의 회의 사진밖에 없다.. 

 

우리는 직장에 다니면서 또는 사업을 운영하면서 종종 회의를 진행하거나 참석하고는 한다.

어떤 직장은 회의로 시작해서 회의로 하루가 끝나는 경우도 있다.

 

지금까지 13년 정도 직장을 다니면서 최근에는 과거에 비해 좀 나아졌다고 생각하나,

아침의 시작을 회의로 시작하고, 다른 부서와 협조회의, 추진되는 일에 대해 추진평가회의, 심지어 밥 먹을 때도 회의에 대한 내용을 언급하며 하루종일 회의로부터 벗어나기 힘들 때도 있었다.

 

그렇다고 회의가 나쁘다는 것은 아니다.

회의를 통해 다양한 의견을 수렴하여 좀 더 나은 방향으로 결정하면 조직에 큰 도움이 된다.

 

문제는 회의를 위한 회의를 할 때도 있다는 것이다.

 

분명 어떤 주제를 위해 회의에 앉아 있는데 정해진 시간에 시작을 하지도 않거니와 회의와 벗어난 내용이 언급되어 다른 방향으로 흘러간다거나, 심지어 아무 성과도 없이 회의가 진행되는 경우도 있다.

 

이처럼 회의의 부정적인 부분을 경험하게 되면 회의에 대해 안좋은 감정으로 거부감이 생길 수도 있다.

 

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그렇다면 회의는 어떻게 해야하는것인가?

 

먼저, 목적을 분명히 해야한다.

회의 목적이 정해졌다면 그 목적에 맞는 사람들에게 목적와 목표, 현실태 / 문제점, 개선방향, 실천방향 등을 명확히 제시해주고, 이에 대한 고민을 통해 회의 시 토의를 통해 발전된 방향으로 이어 나가야 한다.

 

이전에도 언급했지만 모든 사람에게 '시간'은 동일하게 주어졌고, 이를 소중히 생각하여 회의를 진행해야 한다.

 

이 2가지인 '목적과 시간' 만 생각해도 회의를 깔끔하게 진행할 수 있을 것이다.

 

물론 변수는 있다.

회의참석대상자가 미리 알려준 내용을 숙지하지 않고 오게 되면 회의결과가 상대적으로 빈약할 수도 있다.

또한, 회의진행자가 명확하게 끊고 맺음이 없으면 회의는 지지부진하게 되어 정체성이 흩어지게 된다.

 

보통 회의의 시작은 이 내용을 주관하는 부서장으로부터 시작이 되는데, 

사실 준비하는 사람은 관련된 실무자들이다.

 

누구나 알겠지만 내가 부서장이라면 실무자들에게 준비할 수 있는 여유의 시간, 마무리할 수 있는 여유의 시간을 부여하고 실행에 따른 격려를 해주길 바란다. 

반대로 실무자라면 부서장이 회의를 잘 진행할 수 있도록 정해진 시간에 준비를 해야한다. 

그 시간관리는 아래 작성한 글을 참고하길 바란다.

 

시간이 아깝지 않으세요?

 

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반대로 회의에 참석하는 사람들은 어떻게 준비하고 진행에 참석해야 회의의 성과를 극대화할 수 있을까?

우선 회의의 진행 목적과 목표 등을 전달받았다면 우리 부서에서 회의를 진행하는 부서의 회의방향에 맞추어 도움을 줄 수 있는 것은 무엇인지, 제한사항은 무엇인지 등을 고민해보는 것이 먼저다.

 

회의진행하는 주체는 우리 부서가 아니지만 조직을 위한 일이니 부서의 능력을 고려하여 지원해줄 수 있는 부분을 고민해보는 것이다.

 

그 후 고민해본 사항을 정리해야 한다.

정리 시에는 이렇게 정리해보길 권장한다.

 

1. 첫 번째 문제점에 대해 우리 부서에서는 이런 부분 지원이 가능합니다.

2. 두 번째 문제점에 대해 이런 의견이 있는데 관철해주십시오.

3. 세 번째는 위 두 가지 문제점을 해결하는데 있어 이런 제한사항이 있습니다. 이런 부분을 해결해주시면 이런 부분까지 지원이 가능합니다.

 

이게 무슨 의미일까?

맞다! 3가지 정도로 정리하라는 뜻이다.

적으면 2가지 정도도 괜찮으나 보통 3가지 정도가 머릿속에도 기억에 남고, 말하기에도 입에 착 감긴다(?)

 

듣는사람 입장에서도 3가지 정도면 이해하기 쉽고 머릿 속에도 기억이 남을 수 있을 것이다.

 

또한, 내가 회의에 참석은 하는데 참관자로 참석을 하더라도 이 회의에 내용에 대해 원, 투, 쓰리 이렇게 3가지 정도를 고민해보고 참석했을 때 더 회의 내용이 귀에 잘 들어올 것이며,

혹시 회의진행자가 참관자 중 의견을 물어볼 때 3가지 정도로 깔끔하게 설명하면 회의에 도움이 될 뿐만 아니라 본인에 대해 다양한 분들에게 알릴 수 있는 좋은 기회가 될 지도 모른다.

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오늘은 회의에 참석할 때 준비해야 할 사항으로 효율적인 회의진행과 회의참석자의 자세 등 2가지에 대해 언급하였다.

 

먼저 회의를 진행하는 부서는 '목적과 시간'을 정확하게 선정하여 준비해야하고,

참석자 및 참관자는 참석 전 부서에서 지원해줄 수 있는, 영향을 미칠 수 있는 3가지 정도로 압축하여 참석하는 것을 권장했다.

 

물론 이 외에도 회의장의 위생상태, 배치도, 음료, 조명 등 회의에 영향을 미치는 부수적인 것들도 있으나 이번 글을 회의에 참석하는 사람을 기준으로 작성해보았다.

 

한번쯤 회의 참석 시 고민해보았으면 좋겠다.

 

오늘도 이 글이 누군가에게 도움이 되길 기대하며...